برنامه ریزی استراتژیک فناوری اطلاعات: نگرش زیرساختی به فناوری IT
برنامه‌ریزی استراتژیک به مفهوم برنامه‌ریزی آینده یک سازمان است، یعنی جهتی که سازمان می‌خواهد در آن جهت حرکت کند و برنامه‌ریزی استراتژیک فناوری اطلاعات برای هر سازمان، سندی است که معماری اطلاعات سازمان را در پرتو ملاحظات استراتژیک مانند ماموریت، اهداف و اولویت های سازمان تعیین کرده و برنامه اجرایی لازم برای دستیابی به سیستم ها و پایگاههای اطلاعاتی را در سطح سازمان تعیین می‌کند. به عبارت دیگر، برنامه‌ریزی استراتژیک فناوری اطلاعات منشور و برنامه کلان سازمان در زمینه سیستمهای اطلاعاتی و به طور کلی، فناوری اطلاعات است.
رویکردهای مختلفی برای برنامه‌ریزی به‌کار برده می‌شوند. در حال حاضر رویکرد غالب برای تدوین برنامه بلند مدت یا طرح جامع فناوری اطلاعات رویکرد معماری سازمانی یا معماری فناوری اطلاعات است. هدف از این مقاله آشنایی مقدماتی با رویکرد معماری سازمانی به منظور برنامه‌ریزی استراتژیک سیستم های اطلاعاتی می باشد.
1- مقدمه
گرچه فناوری اطلاعات و ارتباطات (ICT) توانایی انسان را افزایش می‌دهد، با این وجود چنین پیشرفتهایی اغلب به خودی خود، سبب بهبود زندگی انسان در ابعاد مختلف نمی‌شود. ساز و کار و برنامه‌های کلان و راهبردی خاصی نیاز است تا بتوان به این هدف اساسی در بکار گیری ICT دست یافت. مهمترین برنامه‌ای که در نیل به این اهداف لازم می‌باشد، برنامه کلان یا طرح جامع فناوری اطلاعات است.
2- تعاریف
- برنامه ریزی استراتژیک: طبق نظر پیتر دراکر “ برنامه ریزی استراتژیک، فرآیند پیوسته ای از تصمیمات سیستماتیک و ریسک پذیر و با حداکثر دانش و آگاهی از نتایج آینده است که به طور سیستماتیک تلاشها و کوشش هایی را که برای انجام این تصمیم ها مورد نیاز است را سازماندهی می کند و نتایج این تصمیم گیری ها را در مقابل انتظارات ، از طریق بازخورد سیستماتیک و سازمان دهی شده اندازه گیری می کند( استوارت،1998، 41). برنامه ریزی استراتژیک، فرآیندی است که در آن مقاصد، اهداف و برنامه ها تنظیم و اجرا می شوند. البته فرآیندهای تنظیم و اجرا هر دو تدریجی و پیوسته اند. مقیاس زمانی برای برنامه های استراتژیک حدود سه سال است و بیشتر از پنج سال نخواهد بود، گرچه چشم انداز بلند مدت در سطح کلی تری در نظر گرفته می شود اما باید به اندازه کافی انعطاف پذیر باشد تا بتواند به تغییرات پاسخ دهد ( کورال ،1380،6-7). برنامه ریزی استراتژیک بصورت برنامه ریزی جامع و در شکل ابتدای اش در دهه 1960 آغاز شد. هدف اولیه و اصلی از اجرای برنامه ریزی استراتژیک کنترل کل سازمان بود.
- برنامه‌ریزی استراتژیک فناوری اطلاعات: برنامه‌ریزی استراتژیک فناوری اطلاعات برای هر سازمان، سندی است که معماری اطلاعات سازمان را در پرتو ملاحظات استراتژیک مانند ماموریت، اهداف و اولویت های سازمان تعیین کرده و برنامه اجرایی لازم برای دستیابی به سیستم ها و پایگاههای اطلاعاتی را در سطح سازمان تعیین می کند. به عبارت دیگر، برنامه‌ریزی استراتژیک فناوری اطلاعات منشور و برنامه کلان سازمان در زمینه سیستمهای اطلاعاتی و به طور کلی، فناوری اطلاعات است. (چاروسه)
- معماری سازمانی: واژه معماری معنایی عام را در اذهان ما تداعی می کند که ناشی از سابقه آن در تمدن بشری است. برای این واژه در بستر سازمان و فناوری اطلاعات تعاریف کمابیش مشابهی ارائه شده است. شاید بتوان معماری را ساختاری بنیادین از سیستم ها اجزا و ارتباطات درونی و بیرونی و اصول حاکم بر طراحی و نمو آنها دانست. (ansi/ieee Std 1471-2000)
ازطــرفی واژه Enterprise به هر مجموعه ای از سازمان اطلاق می شود که دارای اهداف مشترک و عملیات مشترک باشد. این مجموعه می تواند شامل کل سازمان و یا بخشی متمایز دریک سازمان و یا دامنه های وظیفه ای از یک سیستم و گاهی حتی مجموعه ای میان سازمانی باشد. (cio Council 2001)
مجموعاً می توان اصطلاح معماری سازمانی (enterprise Architecture) را چنین تعریف کرد: یک نقشه سازمانی است که ساختار مأموریت و اطلاعات موردنیاز سازمان و فناوریهای لازم برای پشتیبانی از آنها را تشریح کرده و فرایند گذار برای پیاده سازی این فناوریها را تعریف می کند. (cio Council 2001) در تعریف موردنظر ما در این مقاله معماری سازمانی عبارتست از ساختار کلی نظام برنـــــــامه ریزی فناوری اطلاعات که به کارگیری بهینه از فناوری اطلاعات را در جهت دستیابی به استراتژی های کسب و کار هدایت می کند.
(perks & Beveridge 2003)
3- برنامه ریزی فناوری اطلاعات و سیستمهای اطلاعاتی(IT/ISP)
برنامه ریزی سازماندهی شده زیر ساخت‌ها و سبد سیستمهای اطلاعاتی مورد نیاز سازمانی در تمامی سطوح آن است. برنامه ریزی جامع IT در سازمان زیر ساخت‌های مورد نیاز در همه ابعاد (تکنولوژیک، مدیریتی، انسانی و...) را مشخص و متناسب با آن راهنمای سازمان در طراحی و پیاده‌سازی سیستمهای مختلف اطلاعاتی و استفاده از ابزار IT است.
- وارد برنامه‌ریزی راهبردی فناوری اطلاعات را یک وظیفه مدیریتی می داند و تمرکزآن را بر:
- انسجام ملاحظات سیستم های اطلاعاتی در فرآیند برنامه ریزی سازمان
- برنامه ریزی برای مدیریت اثربخش و بلندمدت و بهینه سازی اثرات اطلاعات، سیستم های اطلاعاتی و فناوری اطلاعات
- ادغام تمام اشکال دستی، کامپیوتری و ارتباطات
- تاکید بر مشکلاتی نظیر آگاهی اندک مدیران، موانع ارتباطی و رویکردهای سازمانی مشکل آفرین
می داند.
- Leader& Sethi برنامه ریزی استراتژیک سیستم های اطلاعاتی را فرآیند شناسایی پورتفولیویی از برنامه های کاربردی مبتنی بر کامپیوتر که به سازمان در تحقق اهداف تجاریش کمک می کند می دانند.
-Wang & Tai اینگونه تعریف کرده اند: برنامه ریزی سیستم های اطلاعاتی یک فرایند مدیریتی است برای ایجاد انسجام سیستم های اطلاعاتی با فرایند برنامه ریزی سازمان، مرتبط کردن برنامه های کاربردی سیستم های اطلاعاتی با اهداف تجاری سازمان و تعیین ضرورت الزامات اطلاعاتی برای دستیابی به اهداف بلندمدت و کوتاه مدت سازمانی. - برنامه‌ریزی راهبردی فناوری اطلاعات بعنوان اولین گام فرآیند معماری سازمانی؛ شامل تعیین چشم‌اندازها و اهداف ماموریتی؛ تعیین نیازمندیهای راهبردی و تهیه سند راهبردی فناوری اطلاعات، است. هدف از برنامه‌ریزی راهبردی فناوری اطلاعات ایجاد هم‌راستایی بین کاربردهای فناوری اطلاعات با راهبردهای کسب و کار سازمان است.
- تطبیق برنامه ریزی فناوری اطلاعات سازمان با اهداف اساسی سازمانی، یکی از چالشهای مطرح در IT/ISP است که به دنبال آن افزایش بهره‌وری سازمان خواهد بود.
- بر اساس مطالعات صورت گرفته IT/ISP، یکی از مهمترین مسائل مدیران IT و مدیران ارشد سازمان ها در سالهای اخیر بوده است.
4- در فرایند تدوین استراتژی به سه سئوال باید پاسخ داد :
- در حال حاضر وضعیت ارائه خدمات مرتبط با فناوری اطلاعات سازمان چگونه است؟
- وضعیت اینگونه خدمات چگونه باید باشد؟
- بهترین مسیر حرکت به سمت وضعیت مطلوب چیست؟
باید بدانیم برای این منظور چه فعالیتهایی لازم است انجام شود (فعالیتها)
5- دستاوردهای برنامه ریزی استراتژیک فن آوری اطلاعات
مهم ترین دستاوردهای حاصل از برنامه ریزی استراتژیک فن آوری اطلاعات به شرح ذیل خواهد بود:
- صرفه جویی در سرمایه گذاری در زمینه فن آوری اطلاعات و هدفمند نمودن آن
- فراهم سازی بستر مناسب برای پیاده سازی سیستم های اطلاعاتی یکپارچه
- متحول شدن و نوسازی زیر ساخت های موجود فن آوری اطلاعات سازمان در راستای هماهنگی با آخرین فن آوری های روز.
- مسائلی که باید در برنامه ریزی استراتژیک سیستم های اطلاعاتی، مشخص شده و مورد بررسی قرار گیرند
- تشخیص فواصل و شکاف‌های وضعیت موجود با معماری مطلوب
- شناسایی و بررسی موانع
- طراحی گزینه‌ها و جایگزینهای ممکن
- تحلیل مقایسه‌ای جایگزین‌ها و انتخاب گزینه برتر
- تعیین برنامه‌ها و راهبردهای پیاده سازی ICT
- تشخیص منابع مورد نیاز برای دستیابی به وضعیت مطلوب
- شریح و تعیین پروژه‌های اولویت دار و تهیه اطلاعات لازم برای تولید RFP آنها
6- رویکرد های برنامه‌ریزی استراتژیک اطلاعات
در ذیل به توضیح چندین رویکرد برنامه‌ریزی استراتژیک اطلاعات می‌پردازیم:
6-1- شبکه استراتژیک مک فارلان و مک‌کنی
شکل 1 مشابه شبکه‌هایی است که گروه مشاوران بوستون و جنرال الکتریک ایجاد کرده بودند و برای انتخاب استراتژی ارتباط برای شرکت مناسب است. اف دبلیومک فارلان و جی‌ال مک‌کنی (1982) چهار دسته از شرکتها را شناسایی کرده که تکنولوژی اطلاعات اثرات استراتژیک متفاوتی بر روی آنها دارند. آن چهار دسته به‌عنوان استراتژیکSTRATEGIC) )، چرخشیTURNAROUND) )، کارخانه (FACTORY) و حمایتیSUPPORT) ) نامگذاری شده‌اند. هریک از این چهار دسته نیازهای سازمانی مختلفی را برای تکنولوژی اطلاعات نشان می‌دهند. (Ward،2002، P:42)
استراتژیک | چرخشی |
| استراتژى IT: هدایت مزیت بطورمتمرکز برنامه ریزى شده | استراتژى IT: بطورمتمرکز برنامه ریزی شده هدایت متمرکز یا بازار آزاد |
| استراتژى IT: منبع کمیاب اعضا, بازار آزاد زیان ضرورى | استراتژى IT: اعضا منبع کمیاب |
حمایت | کارخانه |
شکل 1 – ماتریس تکنولوژی اطلاعات استراتژیک
6-2- استراتژی ارتباط پارسونز
یک هدف عمده برنامه‌ریزی IS این است که اطمینان حاصل کند نیازهای شرکت برای تکنولوژی اطلاعات مطابق با چارچوب شرکت برای مدیریت تکنولوژی اطلاعات باشد. برای تاکید بر اهمیت این سازگاری، شرکتها باید از استراتژی ارتباط برنامه تجاری و اطلاعات خود آگاهی داشته باشند. (1983PARSONS, ) گئورگی ال پادسونز 6استراتژی ارتباط عمومی را پیشنهاد کرد که چارچوب مدیریت گسترده‌ای را برای هدایت استفاده از تکنولوژی اطلاعات در شرکت ارائه می‌کند. هریک از 6 استراتژی مختلف، رویکردی را طرح‌ریزی می‌کند که شرکت می‌تواند اهداف تکنولوژی اطلاعات و خطمشی‌ها را ایجاد کرده، پروژه‌ها را ارزیابی کند، منابع را تخصیص دهد واستانداردهای عملکرد را تعیین نماید. میزانی که شرکتها به‌طور آگاهانه هریک از 6 استراتژی را انتخاب کرده‌اند، متغیر است. برخی شرکتها هیچ استراتژی مشخصی ندارند. در این شرکتها با استراتژی تصادفی کاربردهای تکنولوژی اطلاعات (IT) معمولاً دربرآوردن نیازهای شرکت کمتر موفق بوده وIT به علت اینکه مدیران ارشد، کاربران و بخش داخلیIS هیچ چارچوب مشترکی را برای عمل ندارند، عملکرد غیرموثری دارند. 6استراتژی پارسونز عبارتند از:
- به‌طور متمرکز برنامه‌ریزی شده
- هدایت مزیت
- بازار آزاد
- انحصار
- منابع کمیاب
- زیان ضروری
6-3- عوامل موفقیت بحرانی
جان روکارت و همکارانش در سال 1977 توسعه روشی را برای تعریف نیازهای اطلاعاتی اجرایی آغاز کردند. نتیجه کارشان روش عوامل موفقیت بحرانی است. این روش بر تک‌تک مدیران و نیازهای اطلاعاتی فعلی آنها تمرکز می‌کند. روش عوامل موفقیت بحرانی می‌تواند برای کمک به شرکتها در شناسایی سیستمهای اطلاعاتی‌ای که آنها نیاز دارند مورد استفاده قرار گیرد.برای هر مدیر اجرایی، عوامل موفقیت بحرانی تعدادی زمینه‌های راهنما در مورد کار است که این زمینه‌ها باید به‌منظور رشد و پیشرفت سازمان به‌درستی حرکت کنند. معمولاً کمتر از 10 مورد از این عوامل هستند که هر مدیر اجرایی باید در نظر بگیرد. به‌علاوه آنها خیلی وابسته به زمان هستند. زمینه‌های کلیدی باید توجه و دقت یکسانی را از جانب مدیر اجرایی دریافت کنند، در عین حال تحقیق CENTER FOR INFORMATION SYSTEMS RESEARCH(CISR ) دریافت که بیشتر مدیران به‌طور آشکار این عوامل بحرانی را شناسایی کرده‌اند.
روکارت دریافت که چهار منبع برای شناسایی این عوامل وجود دارد. منبع اول صنعتی است که کسب‌وکار در آن است. هر صنعتی عوامل موفقیت بحرانی دارد که با هر شرکت در آن صنعت مرتبط است. منبع دوم خود شرکت است و موقعیت آن در داخل صنعت اعمال و کارهای شرکتهای بزرگ و مسلط در یک صنعت به احتمال زیاد یک یا چند عوامل موفقیت بحرانی را برای شرکتهای کوچک در آن صنعت فراهم خواهدکرد. به‌علاوه چندین شرکت ممکن است همان عوامل را داشته اما در همان زمان اولویتهای مختلفی برای آن عوامل داشته باشند. منبع سوم عوامل موفقیت بحرانی محیط است، از قبیل رویه‌های مصرفی، اقتصاد، عوامل سیاسی کشور (یا کشورهایی) که شرکت در آن فعالیت می‌کند. منبع چهارم عوامل سازمانی زودگذر است - یعنی زمینه‌هایی از فعالیت شرکت که به‌طور عادی به آنها توجه نمی‌شود. در حالی که باید به آنها توجه کرد.
علاوه بر این چهار منبع، روکارت دو عامل موفقیت بحرانی را پیدا کرد. یکی را نظارت(MONITORING) نام گذاشت - یعنی حفظ عملیات درحال انجام - دومی را ساختن(BUILDING) نام گذاشت - یعنی پیگیری پیشرفت برنامه‌ها برای تغییر که به‌وسیله مدیراجرایی آغاز شده بود. روکارت به عوامل موفقیت بحرانی از سازمانی به سازمانی و از دوره زمانی به دوره زمانی و از مدیری به مدیر دیگر متفاوت نگاه می‌کند.
6-4- برنامه‌ریزی سیستمهای تجاری
متدولوژی دیگری که برای برنامه‌ریزی وجود دارد، برنامه‌ریزی سیستمهای تجاری(BUSINESS SYSTEMS PLANNING =BSP) است که به‌وسیله شرکتIBM به‌وجود آمده است. این رویکرد معروفترین رویکرد برنامه‌ریزی است. فلسفه اصلی سیستمهای تجاری این است که داده یک منبع شرکت است. به همین دلیل باید از یک نقطه‌نظر کلی سازمانی اداره شود، به‌طوری که بتواند بهترین خدمت را به اهداف سازمان کرده و از فعالیتهای تصمیم‌گیری آن حمایت کند.« داده‌های موسسه» واژه مورد استفاده برای مجموعه کاملی از داده‌های شرکت است. در عمل این واژه برای آن دسته از داده‌های شرکت استفاده می‌شود که امکان کامپیوتری شدن دارند. همان‌طور که سیستمهای اداری توسعه می‌یابند مقدار بیشتری از داده‌های یک سازمان مبتنی بر کامپیوتر خواهدشد. تعریف این حجم وسیع از داده‌ها کار بسیار مشکلی است به‌طوری که سازمانهای زیادی تلاشی در این مورد انجام نمی‌دهند. اگرچه سازمانهایی که تلاش کرده‌اند تا داده‌های موسسه را تعریف کنند اغلب از سیستمهای تجاری مربوط به شرکتIBM استفاده کرده‌اند.
هدف سیستمهای تجاری این است که یک معماری ثابت اطلاعات را کشف کند که همه فرایندهای تجاری را پشتیبانی کند. هنگامی که نیازهای داده‌ای اصلی یک فرایند تجاری (مانند خرید) مشخص شدند تا زمانی که فرایند بدون تغییر باقی بماند، چارچوب اطلاعات نیز ثابت خواهدماند.
همچنین برنامه‌ریزی سیستمهای تجاری از این چارچوب اطلاعات به‌عنوان مبنایی برای برنامه‌ریزی سیستمهای اطلاعاتی آینده استفاده می‌کند.
6-5- مراحل رشد نولان
مدل مراحل رشد وظیفه تکنولوژی اطلاعات در یک سازمان (شکل 2) می‌تواند به‌عنوان چارچوبی برای ارزیابی ویژگی سیستمهای اطلاعاتی (INFORMATION SYSTEMS = IS) در سازمان به‌کار رود. (1979(NOLAN تاکید اصلی نولان بر این است که بخشIS در یک شرکت از میان شش مرحله توسعه عبور می‌کند. همان‌طور که سازمان از بین شش مرحله رشد می‌کند، توانایی سیستمهای آنها، روشهایی برای کنترل آنها و درک آنها جامع‌تر و پیشرفته‌تر می‌شوند. پیشرفت تا مرحله بلوغ به شرکت امکان می‌دهد که برای حفظ وظیفه سیستمهای اطلاعاتی کمتر تلاش کند و کوشش خود را بیشتر بر استفاده از تکنولوژی اطلاعات برای تامین مزیتهای عملیاتی و استراتژیک متمرکز سازد. (Ward،2002، P:10)
شکل 2 - مراحل رشد نولان
6-6- تحلیل استراتژی سرمایه‌گذاری
چارچوب دیگری برای حمایت از برنامه‌ریزی سیستمها مبتنی بر برخی تکنیک‌های سنتی برنامه‌ریزی پروتفولیو و تحلیل سرمایه‌گذاری است. (DAVID NORTON) دیوید نورتون، مدیر نولان و همکارانش رویکردی را که در شرکت استفاده شد برای کمک به مشتریان در تعیین استراتژی سرمایه‌گذاری آنها برای سیستمهای اطلاعاتی شرح می‌دهد. نورتون انتظار داشت که چهار نوع عمده از کاربردهای سیستم اطلاعاتی در دهه 90 مورد استفاده قرار گیرد:
- رویه‌های معمول - پردازش تعاملهای داخلی، همان‌طور که در بسیاری از سیستمهای پردازش داده‌ای امروزی بیان شده است
- سیستمهای پشتیبانی حرفه‌ای: از قبیل پشتیبانی مهندسی، پشتیبانی تصمیم‌گیری مدیریتی و فعالیتهای مشابه
- خودکاری فیزیکی
- سیستم‌هایی که کاربران خارج از شرکت از قبیل مشتریان و تامین‌کنندگان را به کار می‌گیرند.
هزینه‌هایی برای تامین یک زیربنای فنی اساسی برای استفاده و توسعه این کاربردها انجام خواهد شد. شبکه‌های ارتباط از راه دور، استانداردهای پایگاه داده و نرم‌افزارهای دیگر سیستم نمونه‌های اصلی هستند. به‌منظور ایجاد چارچوبی برای استراتژی سرمایه‌گذاری یک جدول دو بعدی تنظیم می‌شود (به گفته نورتون) که چهار نوع سیستم و زیر ساخت در ستونها و در سطرها اجزاء عملکردی اصلی تجارت مانند تحقیق و توسعه، تولید، بازاریابی و سایر وظایف و امور خدماتی و حمایتی قرار می‌گیرند.(شکل 3)
نورتون نشان داد که تفاوتهای زیادی در روشهایی که شرکتها در سیستمهای اطلاعاتی سرمایه‌گذاری می‌کنند وجود دارد. نورتون می‌گوید که انجام چنین تجزیه و تحلیلی به اقامه دلیل یا دلایل کافی و صحیح برای استفاده از تکنولوژی، کمک می‌کند. این موضوع به مدیران امکان می‌دهد که از دور به جایی که در حال حاضر سرمایه‌گذاری شده بنگرند و سپس تصمیم بگیرند که به‌منظور همسوکردن سرمایه‌گذاری سیستمهای اطلاعاتی با استراتژی تجاری باید در کجا قرار بگیرند.
شکل 3 - محصولات و مشتریان سیستمهای اطلاعاتی
6-7- مدل چهار مرحله ای IT/ISP
مدل چهار مرحله ای برنامه ریزی فناوری اطلاعات، زیر ساخت توسعه سبد سیستمهای اطلاعاتی سازمان است که به نحو مناسبی با استراتژیهای سازمانی، همسو شده و توان ایجاد مزیت رقابتی برای سازمان را دارد.
- Strategic IT planning: ایجاد ارتباط بین برنامه ریزی استراتژیک سازمان و برنامه IT سازمان
- Information requirements analysis: شناخت نیازهای اساسی سیستمی سازمان به منظور توسعه معماری اطلاعات استراتژیک
- Resource allocation : تخصیص همزمان منابع توسعه برنامه های IT و منابع عملیاتی
- Project planning: طراحی برنامه اجرایی توسعه سیستمهای طراحی شده و تخصیص منابع لازم برای توسعه این سیستمها
7- دیدگاه های موجود برای طرح کلان
- مدیریت و برنامه ریزی سازمانی(ERP)
- استراتژی فناوری اطلاعات سازمان( IT STRATEGY)
- سیستم جامع سازمان( TOTAL SYSTEM)
- سیستم های اطلاعات مدیریت (MIS)
- معماری سازمانی(Enterprise Architecture)
- مهندسی مجدد( BPR)
- طرح جامع سازمان(Master Plan)
- معماری فناوری اطلاعات سازمان(IT Architecture)
8- رویکرد معماری سازمانی برای تدوین برنامه کلان ICT
به زعم «جان زکمن» نظریه پرداز عرصه معماری سازمانی: «ضرورت تغییر به روز بودن کیفیت گرایی و شتاب تغییرات شرایطی را فراهم آورده که ما را مجبور به روی آوردن به سوی معماری سازمانی می کند. در قرن 21 معماری عامل تعیین کننده در موفقیت یا شکست بقا و یا فنای سازمانهاست. (ZACHMAN 1997)
درسال 1996 قانونی در کنگره آمریکا به تصویب رسید که به قانون کلینگر-کوهن معروف شد. مطابق این قانون، همه وزارتخانه ها و سازمانهای فدرال آمریکا ملزم شدند معماریIT خود را تنظیم نمایند. مسئولیت تدوین، اصلاح و اجرای معماری IT یکپارچه در هر سازمان مطابق این قانون بر عهده مدیر ارشد اطلاعاتی (CIO) آن سازمان قرار گرفت. قانون کلینگر- کوهن، معماری IT را چنین تعریف می کرد: « یک چارچوب یکپارچه برای ارتقاء یا نگهداری فناوری موجود و کسب فناوری اطلاعاتی جدید برای نیل به اهداف راهبردی سازمان و مدیریت منابع آن ».
بدنبال تصویب قانون کلینگر کوهن، که مهمترین سند قانونی در مورد الزام تنظیم معماری اطلاعاتی در سازمان های دولتی آمریکاست، سازمان مدیریت و بودجه ریزی آمریکا (OMB) نیز رهنمودی که در سال 1996 منتشر ساخت، بر لزوم هماهنگی طرح ها و هزینه های انجام شده توسط مؤسسات فدرال آمریکا، از جمله وزارتخانه ها، سازمانها، نیروهای نظامی و دانشگاه هایی که از بودجه دولتی استفاده می کنند، پروژه هایی را برای تنظیم و تدوین معماری اطلاعاتی خود به انجام رسانده اند.
اما به طور مشخص مزایا و منافع ناظر بر رویکرد معماری سازمانی را می توان در دو دسته کلی گروه بندی کرد. (1) منافع عام مترتب بر کسب و کار سازمان (2) منافع مترتب بر بخش فناوری اطلاعات و سیستم های اطلاعاتی و منابع فناوری اطلاعات پشتیبان کسب و کار.
- معماری سازمانی، آینده سازمان در زمینه های کسب و کار، برنامه ها، اطلاعات و تکنولوژی را تعریف می‌کند.
- معماری سازمانی عبارتست از : نقشه های فنی برای تعریف قانونمند و کامل وضعیت موجود (خط مبنا) سازمان و محیط مطلوب.
- معماری سازمانی پلی است بین استراتژیهای سازمان و پیاده‌سازی آنها
- معماری سازمانی نگرشی است کلان به مأموریت‌ها و وظایف سازمانی، فرایندهای کاری، موجودیتهای اطلاعاتی، شبکه‌های ارتباطی، سلسله مراتب و ترتیب انجام کارها در یک سازمان که با هدف ایجاد سیستمهای اطلاعاتی یکپارچه و کارآمد
- هدف از طراحی معماری سازمانی تهیه یک برنامه کاری در لایه معماری اطلاعات، معماری کاربردها و معماری فناوری است.
- طراحی معماری سازمانی فرایند تعریف لایه‌های معماری برای تامین اطلاعات مورد نیاز سازمان بوده و نقشه‌ای برای اجرای لایه‌های معماری می‌باشد.
8-1- چرا رویکرد معماری سازمانی ؟
نیروهای پیشران نهفته در معماری سازمانی کدامند؟
- نیاز به تغییر و تحول، جدی‌ترین نیاز سازمان هاست و معماری سازمانی ابزار تغییر است. در ده سال گذشته محیط ها و فناوری های اطلاعاتی با سرعت چشم‌گیری در حال تغییر و تحول بوده اند. به عبارت دیگر، فناوری های جدید اطلاعاتی هنوز از گرد راه نرسیده کهنه می‌شوند و سازمان ها برای مجهز نگهداشتن خود به آخرین فناوری ها ناگزیرند به طور مستمر هزینه های هنگفتی را متحمل شوند.
- محدودیت بودجه و منابع مالی سازمان ها را وا می دارد که در زمینه سرمایه‌گذاری بر روی فناوری اطلاعات با دقت و صرفه جویی بیشتری عمل کنند و دلایل و توجیهات اقتصادی محکمی برای هزینه ها مورد نیاز است.
- نیاز به شناسایی موقعیت فعلی، موقعیت مطلوب و مسیر موردنظر
8-2- اهداف اصلی معماری سازمانی
- تبدیل فناوری اطلاعات از حالت ابزار به یکی از منابع سازمان و در خدمت مأموریت های سازمان
- تهیه برنامه راهبردی فناوری اطلاعات، تهیه معماری وضع موجود، تهیه معماری وضع مطلوب، تهیه طرح انتفالی از موجود به مطلوب و ارزیابی و بروز رسانی معماری
- طراحی و پیاده‌سازی فناوری اطلاعات و سودمند نمودن بهره‌برداری از اطلاعات و فناوری اطلاعات از طریق ایجاد رابطه بین اطلاعات سازمان و فرایندهای حال آینده در سازمان
8-3- مزایا
- سبب همکاری بین فرآیندهای IT و کسب و کار می‌شود.
- تضمین می‌کند که IT مستقیماً از اهداف استراتژیک پشتیبانی می‌کند.
- سبب استفاده از تکنولوژی‌های نوظهور می‌شود.
- خرید در زمینة IT را بهبود می‌بخشد.
- هزینه‌های ارتقاء را کاهش می‌دهد.
- هزینه‌های پشتیبانی IT و هزینه‌های بلندمدت نگهداری را کاهش می‌دهد.
- اتفاق نظر واحدهای دیگر کسب و کار سازمان را در جهت زمینة فعالیتهای IT کمک می‌کند.
- تسهیل مدیریت تغییر
- ارتقاء اشتراک داده
- کاهش افزونگی داده‌ها
- کاهش زمان چرخة تولید نرم‌افزار
- مهندسی مجدد برنامه‌ها
- تحقق مزایای سرمایه‌گذاریها
- کمتر شدن خسارت ناشی از ترک کارمندان کلیدی
- مهمترین مزیت: ساختار سازمان را کامل می‌کند
8-4- هرم معماری سازمانی
برای سهولت جامع نگری در شناخت حوزه عمل فناوری اطلاعات و بازآفرینی سازمان مبتنی بر فناوری اطلاعات رویکرد معماری سازمانی عمدتاً از مدل هرم معماری فناوری اطلاعات ارائه شده توسط موسسه ملی استانداردهای فناوری آمریکا تبعیت می کند.
(شکل شماره 4)
شکل شماره4 نشانگر لایه های مختلف برنامه ریزی و استقرار فناوری اطلاعات در یک سازمان است که از آن به عنوان هرم معماری اطلاعات سازمان و یا به اختصار معماری سازمانی نام برده می شود.
همان طور که مشاهده می شود برای معماری سازمانی مبتنی بر فناوری اطلاعات رویکردی لایه ای به کار گرفته شده است که از پایین به بالای هرم هر لایه بستر و محمل لایه بالادستی خود است و ازطرفی برنامه‌ریزی برای پیاده ســازی آن از بالا به پایین صورت می گیرد. همچنین این هرم نشانگر آن است که معماری سازمان برمبنای فناوری اطلاعات مستلزم مشارکت تمامی سطوح استراتژیک میانی و عملیاتی سازمان در فرایند معماری است که این خط سیر در هرم مشهود است یعنی از سطوح بالا به پایین ماهیت استراتژیک به عملیاتی نزدیک می شود و این بدان جهت است که این فناوری تمام سطوح سازمانی را متأثر ساخته و در تصمیم گیریهای تمامی این سطوح حضور دارد.
در واقع امروزه اطلاعات به عنوان منبعی استراتژیک به موازات سایر منابع سازمانی (منابع مالی نیروی انسانی تجهیزات و تکنولوژی) شناخته می شود. از این رو فناوریهای مربوط به تهیه و به کارگیری اطلاعات نیز اهمیتی استراتژیک برای سازمانها یافته است.
حال برای شناخت بهتر رویکرد معماری سازمانی بهتر است هرم معماری سازمانی را با دقت بیشتــــری بنگریم. لذا از بالا به پایین لایه هــــای مختلف آن را به اجمال بررسی می کنیم.
- لایه کسب و کار :نوک هرم معماری فناوری اطلاعات جنبه های مربوط به کسب و کار و تجارت سازمان را تشریح می کند. در این سطح مباحثی چون استراتژی های کسب و کار و فناوری سازمان خط مشی ها دامنـــه و تصمیم گیری درمورد پارادایم های تجاری فناوری اطلاعات مانند کسب و کار الکترونیک و... از فعالیتهایی است که در این سطح انجام می شود. همچنین در این لایه مواردی چون ساختار سازمانی فرایندهای کسب و کار سیستم های برنامه‌ریزی و کنترل و همچنین مکانیسم های اداری و مدیریتی برای حصول به استراتژی ها و اهداف سازمانی تشریح و ارتباط میان آنها مدل سازی می شود.
- لایه اطلاعات: با ظهور سیستم های رایــــانه ای و گسترش استفاده از آنها در سازمانها به مرور زمان مشخص شد که مکانیزاسیون فرایندها و عملیات الزاماً صحت و کارایی آنها را تضمین نمی کند. به عبارت دیگر اینکه فرایندهای ناقص و غیربهینه باشد مکانیزاسیون آن تنها سبب تسریع در انجام «یک کار اشتباه» می شود لذا برای کاربرد بهینه فناوری اطلاعات باید اطلاعات موردنیاز و در جریان فرایندهای سازمـــان بهینه سازی و مدل سازی شود. سپس برمبنای خوشه بندی اطلاعات و ارتباطات گروههــای اطلاعاتی با فرایندهای کاری سیستم های موردنیاز ســـــازمان مشخص می شوند. در این لایه مباحثی چون مهندسی مجدد فرایندها (BPR) برای اصلاح و بهینه سازی گردش کار و اطلاعات مطرح می گردد. اطلاعات اصلی مورد نیاز برای انجام وظایف سازمانی در لایه معماری اطلاعات شناسایی می‌شوند. در این لایه مدلهای منطقی اطلاعات دسته های داده مخازن داده و ارتباط آنها با وظایف سازمـــــان و سیستم های برنامه های کاربردی شنـــــاسایی و تعریف می گردند. ابتدا نواحی موضوعی سازمان شناسایی و دسته بندی شده و از طریق آن مدل اطلاعاتی تهیه می شود. در ادامه بانکهای اطلاعاتی منطقی و ارتباط بین نواحی موضوعی و وظایف سازمانی در غالب نمودارهای مختلف مدل سازی می شوند. مباحثی چون مکانیسم ها و رویه های مدیریت دانش نیز در این لایه مطرح می شود.
- لایه برنامه های کاربردی: این لایه دربرگیرنده سیستم های کاربردی است که برای دستیابی به کارکردهـــــای تعریف شده در لایه های بالایی لازم می آیند.
سیستم هایی چون برنامه ریزی منابع سازمان (ERP) مدیریت ارتباطات با مشتری (CRM) سیستم های اطلاعاتی مدیریت (MIS) سیستم های مدیریت زنجیره عرضه (SCM) و... در این لایه لحاظ شده اند. شناسایی و توصیف برنامه های کاربردی و ماژولها و ارتباط آنها با فرایندهای سازمان و سایر برنامه های کاربردی در لایه معماری برنامه های کاربردی انجام می شود. ارتباط بین برنامه های کاربردی با وظایف سازمان و همچنین با نواحی وظیفه ای سازمان از موارد دیگری است که در ادامه طراحی این لایه از معماری تدوین می شوند. - لایه فناوری یا زیرساختها: این لایه در حقیقت پیکره ظاهری فناوری اطلاعات و آن چیزی است که در اذهان عموم از فناوری اطلاعات متصور است. این سطح از فناوری اطلاعات دربـــرگیرنده فناوری های سخت افزاری و نرم افزاری ازجمله ریز پردازنده ها رایانه های شخصی شبکه های رایانه ای زیرساختهای مخابراتی و الکترونیکی بسترهای نرم افزاری و... می شود. درحقیقت استقرار سیستم های اطلاعاتی سازمان بر محمل این لایه انجام می‌گیرد. در لایه معماری زیرســـــاختها فناوریهای سخت افزاری نرم افزاری و شبکه های مخابراتی موردنیاز برای استقرار سیستم های کاربردی سازمان شناسایی و تبیین می گردند. نیازمندی‌ها و موجودیهای تکنولوژیکی سازمان براساس چهار ناحیه تکنولوژیکی اصلی (بستر نرم افزاری مدیریت داده ها و سیستم های عامل سخت افزارهای پردازش اطلاعات فناوریهای مخابراتی و میان افزارها) طبقه بندی می گردند. به هرحال آنچه از فناوری اطلاعات در وهله اول به چشم می آید همین جنبه های تکنولوژیک آن است که شیفتگی بیش از حد به این لایه سرابی است که چشم اغلب سازمانهای ما را به خود معطوف کرده و آنها را از فهم فلسفه و مبانی (لایه های بالاتر) کاربردهای فناوری اطلاعات غافل داشته است. چه بسیارند سازمانهایی که به آخرین مدل فناوریهای رایانه ای مجهزند اما کمترین درصد منافع مترتب بر آن را جذب می کنند.
8-5- تدوین معماری سازمانی
فرآیند معماری شامل سه فاز اصلی برنامه ریزی راهبردی فناوری اطلاعات، برنامه ریزی معماری سازمانی، و است.
- فاز برنامه ریزی راهبردی فناوری اطلاعات شامل تعیین چشم اندازها، و اهداف ماموریتی؛ مطالعه تطبیقی؛ تعیین نیازمندیهای راهبردی؛ تهیه سند راهبردی فناوری اطلاعات
- فاز برنامه ریزی معماری سازمانی شامل جلب نظر مدیریت عالی؛ سازماندهی مدیریتی؛ تعریف فرآیند معماری سازمانی؛ ایجاد معماری وضع موجود؛ ایجاد معماری وضع مطلوب؛ ایجاد طرحهای انتقالی؛ تعریف فرآیندهای بروز رسانی معماری
- فازاجرای معماری سازمانی شامل نهائی سازی معماری وضع مطلوب؛ نهائی سازی طرحهای انتقالی؛ پیاده سازی معماری سازمانی؛ ارزیابی و بروز رسانی معماری سازمانی و طرحهای انتقالی
8-6- مراحل اجرای معماری سازمانی
- تبیین خصوصیات کلیدی سازمان
- تبیین وضعیت فعلی سازمان از نقطه نظر فناوری اطلاعات
- تعیین وضعیت مطلـوب سازمان از نقطه نظر فناوری اطلاعـات متناسب با یک افق برنامه‌ریزی مشخص
- تدوین برنامه‌ها و استراتژیهای مورد نیاز برای حرکت از وضع موجود به سوی وضع مطلوب
9- نتیجه گیری
یک برنامه سیستم اطلاعاتی جامع برای توسعه و استفاده موفقیت‌آمیز سیستمهای اطلاعاتی در سازمانها ضروری و حیاتی است. برنامه ریزی راهبردی و کلان تکنولوژیک از هرز رفتن سرمایه گذاریهای مستمری که به ناگزیر طی سالیان متمادی در زمینه تکنولوژی اطلاعات انجام می شود جلوگیری کرده و این سرمایه گذاریها را بصورت هدفمند در جهت برنامه های کلان و راهبردی سازمان به کار می گیرد. برای این مهم فرایند برنامه‌ریزی سیستم اطلاعاتی باید بخش کاملی از تلاشهای برنامه‌ریزی کلی سازمانی باشد.
در این مقاله، تعدادی از مشهورترین رویکردها برای برنامه‌ریزی سیستم اطلاعاتی در سطح استراتژیک شرح داده شد. هیچ روش منفردی بهترین روش نیست و هیچ‌کدام متداولترین روش مورد استفاده در تجارت نیست. در واقع بسیاری از شرکتها از ترکیبی از این رویکردها بهره می‌برند به علت اینکه آنها با جنبه‌های مختلفی از برنامه‌ریزی سروکار دارند.رویکرد معماری سازمانی نگره جدیدی است که در آن کلیه فعالیتها و فناوریهای پشتیبان آن به صورت هرمی سلسله مراتبی و در لایه های کسب و کار اطلاعات سیستم های کاربردی و زیرساختها تدوین می شود. این رویکرد بسیار فراتر از متدولوژی های ایجاد سیستم های اطلاعاتی عمل کرده و دامنه آن کل منابع اطلاعاتی و فرایندهای کسب و کار سازمان را دربرمی گیرد. این رویکرد بیشتر در سازمانهای بزرگ و دارای سیستم های موروثی کاربردیافته که در آن سعی بر ساماندهی کلیه منابع اطلاعاتی سازمان همراستا با استراتژی ها و اهداف کلان تجاری بنگاه است. اهمیت کاربریهای فناوری اطلاعات در عصر جدید و قابلیتها و مزایای معماری سازمانی چشم انداز گسترده تر و فراگیری بیشتر این رویکرد را نوید می دهد.
مراجع
1- چاروسه، امین. "برنامه ریزی استراتژیک فناوری اطلاعات"
2- کورال ، شیلا . “ برنامه ریزی استراتژیک برای خدمات کتابخانه ای و اطلاعاتی . ” ترجمه مجید امیدوار . تهران : مرکز اطلاعات و مدارک علمی ایران ، 1380.
3- Ward John, Peppark Joe. " Strategic Planning for Information Systems." Third Edition. Joun Wiley & Sons, LTD, 2002
4- Stueart , Robert D. “ Library and Information Center management .”fifth edition . Endewood , Colorado : Libraries Unlimited ;INC ,1998
5- FEDERAL CHIEF INFORMATION OFFICER (CIO) COUNCIL, FEDERAL ENTERPRISE ARCHITECTURE, VERSIONAL, FEBRUARY 2001.
6- PERKS, CORL. & BEVERIDGE, TONY, “GUIDE TO ENTERPRISE IT ARCHITECTURE”, NEW YORK: SPRINGER INC, 2003
7- NOLAN, R.L. 1979 "MANAGING THE CRISIS IN DATA PROCESSING." HARVARD BUSINESS REVIEW 57 (MARCH - APRIL), 115-126
8- JOHN ZACHMAN, ENTERPRISE ARCHITECTURE: THE ISSUE OF CENTURY - 1997, www.zifa.com
9- PARSONS, GREGORY L.1983. "FITTING INFORMATION SYSTEMS TECHNOLOGY TO THE CORPORATE NEEDS: THE LINKING STRATEGY." HARVARD BUSINESS SCHOOL CASE NOTE.
