تحول اداری ومدیریت تحول

خلاصه:امروزه در عصر ارتباطات و انفجار اطلاعات، ادارات و سازمانهای کارآمد، نیاز به بهبود، توسعه و گسترش عملیات اجرایی دارند و تغییر و تحولات سریع محیطی، تحول و بهبود را در موقعیت های مختلف اجتناب ناپذیرکرده است.
درعصر حاضر سازمانهای پویا برای انجام وظایف خود با مسائل بسیاری مواجهند و به تناسب نوع کار، روشهای اجرایی خاصی را درجهت دستیابی به اهداف خود طراحی و اجرا می کنند که باتوجه به تحولات مختلف درزمینه های اجتماعی ـ اقتصادی ـ فرهنگی و... یکی از شرایط اساسی درتحقق اهداف و موفقیت درکار به روز نگه داشتن روشهای انجام کار و بهینه کردن آنهاست.

درحقیقت سازمانها به عنوان سیستمهای باز بطور دائم درتعامل با محیط قراردارند و این تعامل با محیط به حدی مهم و حیاتی است که دلیل وجودی سازمانها را محیط پیرامونشان تعیین کرده و به آنها فلسفه وجودی می دهد. ازسوی دیگر، محیط فراروی سازمانها، محیطی متغیر و درحال تحول شدید است.

به طوری که بازنگری درتمامی ابعاد سازمانی ازقبیل: ساختار، اهداف وظایف مجموعه قوانین و مقررات، شیوه های مدیریتی و سیستمها و روشهای انجام کار و... را اجتناب ناپذیر می کند وفراتر از آن، ضرورت و اهمیت این بازنگری به حدی مهم است که سازمانها ناگزیرند این مقوله را دائمی تلقی کرده و با شناخت و تجزیه و تحلیل مقتضیات تغییرات جدید، پارامترهای درونی خود را با آن تطبیق داده و از فرصتهای به وجودآمده نهایت استفاده را ببرند و آثار منفی تهدیدات محیطی را به کمترین حد خود برسانند. تنها دراین صورت است که ویژگی مهم و حیاتی «پویایی» را می توان به یک سازمان نسبت داد. سازمانهایی که از این ویژگی بی بهره بوده و یا ازکمترین حد آن برخوردارند به یک سیستم منفعل تبدیل و طی یک دوره زمانی به تدریج فرسوده و نهایتاً کارآیی و فلسفه وجودی خود را بطورکامل ازدست خواهندداد.

یکی ازمهمترین جنبه های پویایی یک سازمان، بررسی و تجزیه و تحلیل مداوم سیستمها و روشهای انجام کار است تا ضمن شناسایی و رفع مشکلات و نارساییهای موجود از اندیشه های نو و راهکارهای جدید بهره ببرد. به منظور دستیابی به اهدافی ازقبیل کاهش هزینه های سازمان ـ پویایی سازمان و... بازنگری در روشهای کاری موجود ضروری است. به عبارت دیگر، بررسی و تلاش هدفمند و برنامه دار درجهت بهبود و اصلاح روشهای کاری از اهم امور محسوب می شود.

معاون رئیس جمهوری و رئیس سازمان مدیریت و برنامه ریزی معتقداست که فراهم آوردن شرایط مناسب برای اصلاح ساختار و نیز اجماع مردم وصاحبنظران و دستیابی به عزم ملی، ضرورتی جدی درموضوع تحول اداری است.

به نظر نگارنده اولین ویژگی تحول، واقع نگری مدیران است و ابزارهای تحول نیز «آموزش ـ مشاوره و تحقیق» هستند.

اگر مدیریت را برخورداربودن از «توان ـ دانش ـ بینش و روش» بدانیم می توان مدیریت تحول را «تشخیص ناکارآمدی شرایط حال و بازنگری در شرایط آینده» تعریف کرد. با این تعریف از مدیریت تحول، مدیرانی که تمایل به تحول اداری در سازمان و یا اداره تحت سرپرستی خوددارند باید با برنامه ریزی و اجرای دقیق ـ داشتن روحیه تحقیق و نوآوری، داشتن رویکرد به آینده ، رقابت، صداقت، مشورت و نظرخواهی (الگوشناسی) شناسایی واکنش های احتمالی، بردباری و انعطاف پذیری، آموزش و انگیزش دراین عرصه گام بردارند.

اولویتهای راهبرد تحول اداری

۱ـ منطقی کردن حجم سازمان.

۲ـ آموزش و بهسازی نیروی انسانی

۳ـ تکریم مردم و رضایتمندی ارباب رجوع.

۴ـ بهینه سازی سیستمها و روشهای انجام کار.

۵ـ ارزیابی عملکرد مدیریت و بهبود آن.

۶ـ توسعه اتوماسیون اداری و فن آوری اطلاعات.

۷ـ ارتقای سطح سلامت نظام اداری.

درصورتی که دریک سازمان و اداره روش و نوع مدیریت برپایه موارد ذیل باشد ضرورت تحول درآن سازمان احساس می شود:

۱ـ عدم توجه کافی به وظایف اصلی سازمان.

۲ـ توجه به برنامه های عملیاتی کوتاه مدت به جای برنامه های راهبردی بلندمدت.

۳ـ توجه به ابعادکمی منابع انسانی به جای ابعاد کیفی آنها.

۴ـ عدم احساس مسؤولیت در قبال پاسخگویی در برابر مردم.

۵ ـ کاهش منابع مالی.

۶ـ مرتبط نبودن فعالیتهای تحقیقاتی سازمان با نیازها و اهداف سازمانی.

۷ـ عدم انگیزه کارشناسان و متخصصین در همکاری مستمر و رسمی با سازمان.

۸ـ ناکارآمدی مدیریت فعلی.

وظایف کارشناسان بهبود روشها و سیستمها

۱ـ طراحی وتدوین برنامه های لازم جهت بررسی و برآورد وضعیت موجود و بهسازی روشهای مورد عمل متناسب با وظایف و مأموریتها.

۲ـ ایجاد زمینه اجرایی مطلوب برای بررسی و اصلاح روشها.

۳ـ جمع آوری و تدوین روشهای «اختصای ـ مشترک و عمومی انجام کار» وارائه پیشنهادات

اصلاحی

«با انجام وظایف فوق می توان به اهداف ذیل در زمینه تحول اداری دست یافت.

۱ـ تقسیم صحیح و منطقی کار درمیان کارکنان.

۲ـ استقرار مناسب ترین روشها و شیوه های انجام کار.

۳ـ افزایش کارایی سازمان و کاهش هزینه های عملیاتی و نیروی انسانی.

۴ـ کوتاه ساختن زمان انجام کار و صرفه جویی در وقت مدیران.

۵ـ تهیه اطلاعات صحیح و به موقع برای مدیران به منظور اتخاذ تصمیم مناسب.

در زندگی انسانهای موفق ۴ عامل وجود دارد که عبارتند از: تلقین ـ تمرین ـ تدبیر و تغییر و مدیریت آینده مبتنی بر رفتارهای ابزاری .

«سرعت ـ سهولت ـ صحت و دقت ( رفتاری) و کیفیت قیمت و خدمت ( ابزاری)»

مدیریت تحول نیازمند مدیران مشکل شناس ـ مشکل گشا و جامع نگر (سیستمی و استراتژیک) است که در صورت حمایت جدی مدیران ارشد از مدیران اجرایی و عملیاتی و موارد یاد شده می توان به تحول اداری و رشد مدیریت تحول در سازمانها امیدوار شد.