چگونه جلساتی اثر بخش داشته باشیم؟

منیع راهکار مدیریت

جلسات بی حاصل احتمالاً بزرگترین عامل اتلاف وقت در موسسات دولتی و بازرگانی است. جلسات بخش ناگزیری از محیط های کاری مدرن است ولی برگزاریهای آنها باید ضروری تشخیص داده شده و مفید باشد در غیر این صورت به هیچ وجه نباید جلسه تشکیل شود. از توصیه های زیر برای اثر بخشی جلساتتان استفاده کنید:

1- اهداف جلسه را مشخص کنید
در طول مدت جلسه چه کار انجام خواهید داد. هدفتان چیست؟

2- دستور جلسه تنظیم کنید
تقریباً دلیل شکست همه تلاشها ناشی از عدم برنامه ریزی آگاهانه است و جلسات نیز از این قاعده مستثنی نیستند.قبل از اینکه هر کس موضوعی را به جلسه تحمیل کند. یک دستور کلی برای جلسه تهیه کنید.

۳- شرکت کنندگان در جلسه را محدود سازید
معمولاً وقتی تعداد شرکت کننده افزایش می بابد ، جلسه کم بازده می شود. بنابراین، موقع تصمیم گیری در مورد تعداد افراد شرکت کننده در جلسه، سخت گیر باشید.

4- بر موضوعهای دستور جلسه تمرکز کنید
معمولاً جلسات موقعی مفید و اثر بخش می شود که توجه افراد به موضوعهای دستور جلسه تمرکز شود.

5- وقت شناس باشید
اگر قرار است جلسه ای در ساعت 8 شروع شود، آن را درست سر ساعت 8 شروع کنید.

6- زمان اتمام جلسه را تعیین کنید
جلسات نه تنها باید به موقع شروع شود بلکه باید به موقغ نیز تمام شود.

7- بهترین زمان را برای جلسات تعیین کنید
بهترین زمان برای برگزاری جلسات ساعت 1۰ صبح و 4 بعد از ظهر است.

8- جلسه را بدون وقفه اجرا کنید
هرگز اجازه ندهید در جلسه وقفه ای ایجاد شود مگر اینکه وضع اضطراری به وجود آید.

9- در صورت امکان ایستاده صحبت کنید
اگر شما نیازمند یک جلسه کوتاه هستید که بیش از 10 دقیقه به طول نمی انجامد سعی کنید ایستاده جلسه را اجرا کنید.

10- مکان مناسبی برای جلسه انتخاب کنید
محل جلسه بر روی چگونگی کارکرد جلسه تاثیر دارد. محل مناسب جلسه ، جلسه خوبی را تضمین نمی کند ، اما اتاق جلسه نا مناسب به بد شدن جلسه کمک می کند.

11- تهیه صورتجلسه فراموش نشود
سعی کنید کسی که در نوشتن صورتجلسه مهارت دارد به عنوان منشی ثابت جلسات انتخاب نمایید و از او بخواهید موارد لازم را حتما پیگیری نماید.