نکاتی درباره تفویض اختیار

تفویض اختیار، واگذاری اختیار توسط فرادستان یا مشارکت دادن وسهیم نمودن سایر اعضاء در اختیارات یا دادن اختیارات سازمانی به فرودستان است.

 منبع: راهکار مدیریت

1- مقدمه

در محیطی که از ویژگیهای عمدة آن رقابت شدید جهانی و تکنولوژی نوین است ، دست برداشتن از کنترلهای متمرکز موجب افزایش سرعت ، انعطاف پذیری ، قاطعیت ، هم افزایی و تقویت شبکه های ارتباطی خواهد شد.

تفویض کاهش یا از دست دادن قوت و قدرت نیست بلکه با اجرای آن قوت های موجود تقویت و هر یک از اعضاء و کارکنان دارای قدرت بیشتری خواهند شد. قدرت واقعی آن است که افراد را متعهد سازد، قدرت واقعی زمانی وجود خواهد داشت که واگذار گردد و به کسانی داده شود که (نسبت به واگذار کننده) در وضع یا موضع بهتری قرار گرفته  و برای انجام کارها بهتر از او عمل می‌کنند. در حقیقت دستمایه و فراگرد این تفویض افزایش تعهد ، نوآوری و خلاقیت کسانی را به همراه دارد که قدرت به آنان واگذار شده است و کارها بهتر انجام می‌شود. 

هرگز کاری را که فرد دیگری می‌تواند بهتر از شما آن را انجام دهد خود انجام ندهید.

اگر مدیر بداند که این تفویض سودمند است قدرت خود را به راحتی به دیگران واگذار می‌کند. تفویض اختیار موجب ایجاد انگیزه در کارکنان خواهد شد زیرا آنان احساس می‌کنند که باید مؤثر واقع شوند و باید به آنها میدان داده شود تا اثربخشی و ابتکار عمل و خلاقیت های خود را افزایش دهند. از رهگذر پدیدة واگذاری اختیار صلاحیت ، شایستگی ، مهارت ، بعنوان پاداش نصیب کارکنان خواهد شد.

بزرگترین مانعی که فرآیند تفویض اختیار را تهدید می‌کند همانا ترس یا وحشت مدیریت نسبت به از دست دادن قدرت است.

2- اختیارات عمودی و افقی

اختیارات عمودی (سلسله مراتب) در سازمان موجب تقویت قوت مدیران و سرپرستان سطوح پائینی سازمان می‌شود و اختیارات افقی به روابط بین دوایر سازمانی اختصاص دارد بطوریکه رده های هم نام از قوت و قدرت یکسانی برخوردار نبوده و موقعیت شغلی و عنوان کاری نقش ویژه ای در آن قوت دارد.

تعلل در واگذاری امور و حفظ وضعیت حال مساوی است با از دست دادن فرصت های پیشرفت.

سریعترین راه برای ارتقاء ، داشتن جایگزین قوی در محل است که برای دنبال کردن راه شما - وقتی که زمان آن برسد - توانا و آماده باشد . تفویض اختیار لطف به دیگران نیست بلکه او تعهد متقابلی را بر عهده می گیرد. با تفویض به جای انجام بسیاری از وظایف نامطلوب به انجام اندکی از وظایف به صورت مطلوب خواهید پرداخت. در حقیقت تفویض اختیار امری فراتر از گفتن است.

تفویض معمولاً با هدف گذاری روشن و شفاف از رأس هرم تصمیم گیری به سطوح و لایه های زیرین اعلام می‌شود.

3- مراحل چهارگانه تفویض اختیار

1. هدف و اهمیت پروژه ، مهلت ها و حیطة مسئولیت تفویض را تعریف کنید.
2. اختیارات ، منابع و حمایت لازم را فراهم آورید.
3. بدست آوردن نتایج را تفویض کنید.
4. پیشرفت کار و پیگیری آن را کنترل کنید.

مسئولیت توضیح کار بر عهده مدیر است. در موقع تفویض به جای جزء یا بخشی از کار باید تمام آن تفویض شود. از میزان اختیارات  و استقلال داخلی کارکنان را مطلع نمائید. در حقیقت کلید تفویض اختیار مسئولیت وضع استاندارد و اطمینان دادن به کارکنان که از مسئولیت آنان در دستیابی به استانداردها آگاهی دارید را می‌توان برشمرد. درحالی که برای دریافت نتایج استاندارد تعیین می‌کنید اما با کنترل بیش از حد نحوة انجام کار افراد دست و پای آنان را نبندید. وقتی مشکلی پیش می‌آید فوراً به فکر تعویض نباشید بکله نحوة انجام کار را روشن نمائید. به حد لزوم بر کار افراد نظارت کنید و اگر افراد در تکمیل اولین وظیفة خود سریع و کارآمد بودند نظارت خود را کاهش دهید.

از اصل مهم و کلیدی تشویق غافل نشوید و تمام کسانیکه برای افزایش وظایف و مسئولیت هایشان کمک کرده اند تشویق کنید.

4- افراد مناسب انتخاب کنید

برگزیدن افراد مناسب برای تصدی مشاغل سازمان از قاطع ترین مراحل است و باید به عوامل زیر توجه کافی بعمل آید:

1. اصطکاک : عدم توافق بین مدیر و کارکنان
2. ردیابی سوابق : شغل را با فرد متناسب سازید
3. موقعیت مکانی : صرفاً کارها به نیروهای دم دست واگذار نشود
4. سطح سازمانی : رعایت سلسله مراتب موجب سهولت کار و قرار گرفتن آن در مدار می‌باشد
5. سازگاری : به سابقه کاری ، علاقه ، داشتن وقت لازم – آگاهی از اهداف کارکنان توجه داشته باشید.
   برای تفویض اختیار افرادی که به آنان اختیار می‌دهید باید به شما اعتما داشته باشند، بر خطاها پافشاری و اصرار نورزید و وانمودکنید که از آنها آگاهید و به آنان فرصت جبران بدهید.

با برخورد باز و مؤدبانه ، توأم با احترام و شفاف سازی انتظارات فرآیند انتخاب مناسب تکمیل می‌گردد.

5- ارتباطات

تفویض اختیار مؤثر مستلزم ارتباطات مؤثر است. بدون ارتباطات ، وظایف و تکالیف کم رنگ می‌شوند. فوریت ها در ابهام مانده و نتایج ضعیف و گنگ بدست خواهد آمد. ارتباطات مستلزم مشاوره و توافق میان مدیر و کارکنان و توجه به واکنشها در سراسر فرآیند است. توضیح و تشریح استانداردهای مورد استفاده در ارزشیابی عملکرد حسی از الزام و تعهد را در افراد ایجاد می کند.

طراحی سیستمی برای پاداش به عملکرد برجسته و متمرکز شدن بر نتایج حاصله بجای راههای انجام کار در خلق ابتکارات مؤثر است.

6- ارزشیابی

برای پیگیری هر تکلیف باید کار انجام شده مورد ارزیابی قرار گیرد، اگر درجة موفقیت هر کار با توجه به استانداردهائی که در هنگام مشخص کردن تکالیف تعیین شده اند مورد سنجش قرار گیرد و نتایج کمتر از حد انتظار بود باید به امر ارتباطات به هنگام تفویض توجه نمود. پاداش از جمله کارهای ساده و قاعده اساسی است که بسیاری از مدیران از انجام آن شانه خالی می‌کنند. این عدم موفقیت اثربخشی شما و کارکنان را تقلیل می‌دهد. مدیران موفق کسانی را که تلاش و کوشش می‌کنند مورد تصدیق و قدردانی قرار می‌دهند.

مدیران موفق با پاداش مادی ومعنوی کارکنان کوشا را مورد تصدیق و قدردانی قرار می دهند.

7- چرا مدیران از تفویض گریزانند؟!

آنان می گویند:

• کارکنان من تجربه ندارند.
• توضیح کار بیش از انجام کار به وسیله خود من طول می کشد.
• هزینه اشتباه کارکنان سنگین است.
• خودم سریعتر کار را انجام می دهم.
• هرکاری را نمی شود تفویض کرد.
• کارکنان اغلب سرشان شلوغ است.
• کارکنان آماده پذیرش مسئولیت نیستند.
• به علت فقدان کنترل از تفویض نگرانم.
• دوست دارم خودم تصمیم گیرنده باشم.
• من از تفویض هر اسناکم.

با تفویض اختیار فرآیند تصمیم گیری نیز در تمام سطوح دستخوش تغییرات و دگرگونی خواهد شد.

 در پایان نبود فرهنگ همگرایی، خردجمعی و هم اندیشی و کثرت مقررات و قوانین دست و پاگیر و یکنواختی کارها را می توان از جمله مؤلفه های موانع تفویض برشمرد که با مرتفع نمودن این موانع، سهولت در کار، احساس مسئولیت و ایجاد انگیزه و سرعت خدمات رسانی را به همراه خواهد داشت.

تفویض اختیار سلب مسئولیت نمی کند. با تفویض اختیار به جای القای اندیشه، اندیشیدن را بیاموزیم.