استراتژی تامین منابع از خارج سازمان

مولف/مترجم: علی کنعانی و اکبر حسن پور

منبع: ماهنامه تدبیر- سال چهاردهم- شماره 133

چکیده:

یکی از استراتژی هایی که شرکتها و سازمانها بــرای توسعه فعالیتهای خود به کار می برند عبارت است از: استراتژی رشد عمودی که به موجب آن شرکتها فعالیتهای بعد و یا قبل از فعالیتهای خود در زنجیره عرضه را انجام می دهند. نتیجه رشد عمودی ادغام عمودی است. ادغام عمودی نشان می دهد که یک موسسه تاچه حد مراحل مختلف زنجیره ارزش صنعت خود، اعم از کسب مواد اولیه، تامین اجزاء و قطعات، تولید محصول نهایی و حتی فروش کالایش را خود انجام دهد (PORTER, 2001, P.74) ولی تغییرات اجزاء در محیط رقابتی باعث تغییر دیدگاه شرکتها نسبت به ادغام عمودی شده است. دلیل اولیه برای این تغییــر جهت عبــارت است از: نیـاز به انعطاف پذیری، توانایی برای مواجهه با رقابت بیشتر در عرصه جهان و عقب نماندن از تغییر فناوری. بدین منظور برای برآورده شدن چنین نیازهایــی استــراتـژی هایی مطرح شده اند من جمله استراتژی تامین منابع از خارج از سازمان است.(FATEHI, 1996.P.402) تامین منابع از خارج از سازمان (OUTSOURCING) یعنی اینکه کالاها و خدماتی که قبلاً در داخل سازمان تهیه می شد، از دیگران خریداری شود و از خدمات آنها استفاده گردد. (FILL&VISER, P.44) در این مقاله به تشریح فرایند، مزایا و معایب استراتژی تامین منابع از خارج پرداخته می شود.

مقدمه

در سالهای اخیر، موسساتی که از ادغام عمودی استفاده می کنند به این نتیجه رسیده اند که در بعضی از مراحل زنجیره ارزش صنعت، رقابت بسیار سختی وجود دارد. به همین دلیل به سمت عدم استفاده از ادغام عمودی روی آورده اند. عدم ادغام عمودی مستلزم آن است که از بعضی مراحل و فعالیتهای خاص در سیستم زنجیره ارزش کنار برویم و جهت تامین نیازهای کالایی، خدمات و یا فعالیتهای اجرایی به خارج سازمان اتکا کنیم، تامین بعضی اجزای زنجیره ارزش از خارج سازمان که قبلاً در داخل سازمان انجام می شد، زمانی معنی پیدا می کند که:

یک فعالیت بتواند به صورتی بهتر ویا ارزان تر توسط متخصصان خارجی انجام شود؛

این فعالیت آن قدر برای توان سازمان جهت دستیابی به مزیت رقابتی پایدار اهمیت نداشته باشد و خلائی در شایستگی های محوری، توانمندیها، دانش و تجربه فنی آن ایجاد نکند (تامین اقلام خارج از سازمان از قبیل خدمات نگهداری، پردازش داده ها، حسابداری و دیگر فعالیتهای حمایتی اداری ازطریق شرکتهای دارای تخصص در این زمینه ها، مسئله ای عادی و پیش پاافتاده است).

در مواجهه با تغییرات تکنولوژیک یا تغییرات در ذائقه خریدار باعث کاهش ریسک شرکت گردد؛باعث روان تر شدن عملیات شرکت شود و نیز باعث بهبود سازمان از لحاظ انعطاف پذیری، کاهش زمان راه اندازی مجدد خط تولید، تسریع در اتخاذ تصمیـم و کــاهش هزینه های مربوط به هماهنگی باشد؛این امکان را به سازمان دهد که در کسب و کار محوری خود تمرکز کند.در ضمن باید اذعان کرد که اغلب اوقات بسیاری از مـزیتهای ادغام عمودی را می توان به دست آورد و از بسیاری از معایب آن اجتناب کرد. این کار ازطریق مشارکت و همکاری بلندمدت با عرضه کنندگان مهم و استفاده از شایستگیهای عرضه کنندگان توانمند میسر خواهد بود. امروزه شرکتها ترجیح می دهند به جای روابط کوتاه مدت با تعداد زیادی از عرضه کنندگان با یک و یا تعدادی عرضه کننده که از توانمندیهای بالایی برخوردارند، در قالب شرکای استراتژیک روابط بلندمدت ایجاد کنند. ایجاد روابطی تـوأم با همکاری و پیوند با عرضـه کنندگان هم جایگزین روابط گذشته می شود.در کشور ما نیز، در شرکتهای مختلف باید همواره سعی در بهره گیری و استفاده از روشهای بهینه و مطالعه شده وجود داشته باشد. تامین منابع از خارج سازمان به عنوان یکی ازاستراتژی های مهم انجام فعالیتها و وظایف محسوب می شود و به دنبال این استراتژی ها، شرکتها به منظور انجام برخی از فعالیتها از منابع و امکانات برون شرکتی در قالب قرارداد پیمانکاری استفاده می کنند. لذا انجام مطالعات دراین زمینه امری ضروری است.

تعریف

سازمانها، برای انجام فعالیتهای سازمانی خود یک یا ترکیبی از استراتژی های سه گانه زیر را می توانند به کار گیرند:

1 - انجام فعالیتها در درون سازمان؛

۲ - انجام فعالیتهای سازمان با مشارکت سایر سازمانها؛

۳ - واگذاری بعضی از فعالیتهای سازمان به بیرون از آن.

تامین منابع از خارج سازمان، برون ریزی فعالیتها، درون ریزی فعالیت، استفاده از خدمات دیگران، منبع یابی خارجی همه یک مفهوم را بیان می کنند یعنی واگذاری برخی از فعالیتهای سازمان به بیرون از آن. در سازمانهای امروزی که سودآوری، کاهش هزینه ها، رقابت، کیفیت، تخصص، سرعت و... از مسائل حیاتی جهت بقاء شرکتها و سازمانها به شمار می روند و باتوجه به محدودیتهایی که سازمانها از لحاظ سرمـایــه انسانی، مالی، تکنولوژی و... دارند، به کارگیری استراتژی (استراتژیهایی) که بتواند به سازمانها درجهت رسیدن به اهداف فوق کمک کند، ضروری است. استراتژی تامین منابع از خارج سازمان یکی از استراتژی هایی است که امروزه موردتوجه اکثر سازمانهای بزرگ دولتی و خصوصی قرار گرفته است.

پس تامین منابع از خارج سازمان استفاده استراتژیک از منابع خارجی است برای انجام فعالیتهایی که به طور سنتی، توسط منابع و کارکنان داخلی سازمان اداره می شدند و یک استراتژی مدیریتی است که به وسیله آن یک سازمان وظایف اساسی اما غیرهسته ای خود را برای بهتر انجام شدن به فراهم کنندگان خدمات که کارا هستند، واگذار می کند.(IBID, P.45)مفهوم تامین منابع از خارج سازمان در سال 1989 که شرکت کداک فعالیت بخش فناوری اطلاعات خود را به سه شرکت بیرونی واگذار کرد، به وجود آمده است.تامین منابع از خارج سازمان، اشتهار زیادی پیدا کرده است. 86 درصد شرکتهای مهم در سال 1996 تاحد زیادی از آن استفاده کرده اند، درحالی که این رقم در سال 1992 معادل 58 درصد بود. شرکت آرامارک از سال 1960 درزمینه ارائه خدمات در شرکتها، کالج ها و بیمارستانها سرآمد کلیه شرکتهای دیگر بوده است. شرکت تله تک خدمات تلفنی مشتریان شرکتهای ای تی اند تی و پردازش اتوماتیک داده های مربوط به لیست حقوق و دستمزد تعداد زیــادی از مشتــریــان خود را انجام می دهد.(HARRELL&FREIZER, 1999, PP.277-279) تامین منابع از خارج سازمان می تواند باعث کاهش هزینه ها شود و به شرکت این امکان را می دهد تا توجه بیشتری را صرف فعالیتهای کسب و کار اصلی خود کند. شرکتهای بسیاری برای حفظ مزیت رقابتی خود از این روش استفاده می کنند(IBID, P.280) سیستم های خدمات و اطلاعات مدیریت، اولین فضاهای عملیاتی بودند که به شدت برای تامین نیازهای آن، از منابع خارج از سازمان استفاده شد.

به نظر »بریبارت« تامین منابع از خارج سازمان به مفهوم »انتقال مدیریت یا اداره یک فرایند یا فعالیت از واحدهای داخلی به یک ارائه دهنده خدمات خارج از سازمان است«. همچنین »روتری« و »رابرتسون« تامین منابع از خارج سازمان را یافتن عرضه کنندگان خدمات (پیمانکاران) جدید و روشهای جدید برای اطمینان یافتن از تحویل مواداولیه، کالاها و خدمات می دانند. اینها همه بدین معناست که شرکتها از دانش، تجربه و خلاقیت پیمانکاران استفاده می کنند درحالی که قبلاً از چنین دانش، تجربه و خلاقیتی بهره مند نبوده اند که تعریف ذیل این معنی را بهتر می رساند: »تامین منابع از خارج سازمان یک روش کسب مهارتهای تخصصی ضروری و موردنیاز است که ماهیت غیراستراتژیک دارد«.

استراتژی های تامین منابع از خارج سازمان

سه نوع استراتژی عمده تامین منابع از خارج از سازمان با مسائل مدیریتی و استراتژیک و اقتصادی مختص خود وجود دارد (THOMSETT, 1998, PP.3-4) که عبارتند از:

۱- واگذاری استراتژیک: این نوع استراتژی جامعترین شکل تامین منابع از خارج سازمان است که در آن یک فعالیت به طور کامل واگذار می گردد. برای مثال در یک سازمان کشاورزی کل فعالیت کشاورزی از مرحله کاشت تا برداشت واگذار می شود.

۲- واگذاری بخشی: در این استراتژی، فعالیتها یا پروژه های فرعی عمده واگذار می گردد. برای مثال در یک واحد کارخانه فعالیت فرعی تعمیر و نگهداری و پشتیبانی به بخش خصوصی واگذار می شود و یا در مثال فوق هریک از عملیات کاشت، داشت و بــرداشت به طور مجزا توسط پیمانکار انجام می گیرد.

۳ - واگذاری قراردادی: عمومی ترین شکل تامین منابع از خارج سازمان است که شامل قراردادهای واگذاری قسمتهایی از یک پروژه یا فعالیت فرعی است. برای مثال یک مدیر پروژه قسمتهایی از فعالیت فرعی نرم افزاری همچون تحلیل و طراحی سیستم یا برنامه نویسی را که قبلاً توسط نیروهای داخلی انجام می گرفته است. در قالب یک قرارداد به فرد یا شرکتی واگذار می کند. در مثال سازمان کشاورزی بخشی از یک فعالیت فرعی برداشت نظیر حمل محصول از مزارع می تواند به بخش خصوصی واگذار گردد.

دلایل تامین منابع از خارج سازمان

سازمانها به دلایل مختلفی سعی می کنند فعالیتهای داخلی سازمان را به بیرون واگذار کرده و در حد امکان، بدنه خود را کوچک کنند. ازجمله تامین منابع از خارج سازمان به شرکت اجازه می دهد تا هزینه های خود را پایین آورد، هزینه متغیر را به یک هزینه ثابت تبدیل کند و باعث ایجاد ظرفیت برای سرمایه گذاری در سایر حوزه های سازمان شود و نیــز از سـرمایه گذاریهای اضافی جلوگیری کند.شش دلیل اصلی و عمده برای واگذاری فعالیتها به بیرون از سازمان قابل ذکر است.(COMPU-MENTER, INC, 1999, PP.1-2)

۱ - منابع آزاد برای موارد پیشنهادی دیگر جهت سرمایه گذاری: بسیاری از سازمانها از منابع محدودی برخوردارند و تامین منابع از خارج سازمان به آنها این امکان را می دهد که منابع خود را اغلب درجهت فعالیتهایی به کار اندازند که موجب کاهش و صرفه جویی در هزینه ها گردند. اینجاست که کارکنانی که انرژی آنها معمـولاً در داخل سازمان متمرکز شده است، می توانند به بیرون از سازمان و روی مشتری تمرکز کنند.

۲- بهبود تمرکز سازمان: تامین منابع از خارج سازمان به سازمان اجازه می دهد که روی کسب و کار اصلی خود تمرکز کند. و درنتیجه سازمان می تواند منابع خود را درجهت ارضای نیازهای مشتریان قرار دهد.

۳ - امکــان دستــرسی وجـوه سرمایه را بالا می برد: رقابت شدیدی بین بسیاری از سازمانها برای به دست آوردن یا کسب وجوه سرمایه ای وجود دارد. تصمیم بر اینکه این وجوه در کجا سرمایه گذاری شوند یکی از تصمیمات بسیار مهمـی است که مدیران ارشد سازمانها اتخاذ می کنند. تامین منابع از خارج سازمان می تواند نیاز به سرمایه گذاری وجوه سرمایه ای در فعالیتهای تجاری غیرحیاتی را کاهش می دهد. در اینجا آنها به جای به دست آوردن منابع از طریق هزینه های سرمایه ای به پیمانکار براساس هزینه عملیاتی موردنیــاز واگــذار می شوند.

۴- کاهش هزینه های عملیاتی: شرکتهایی که تلاش می کنند همه کارها و فعالیتهایشان را خود انجام دهند ممکن است هزینه های کلان بابت »تحقیق و توسعه و بازاریابی« کارکنان متحمل شوند، همه آن شرکتها و سازمانها، به مرور زمان به سمت مشتری گرایش می یابند. یک پیمانکار بیرون سازمانی که ساختار هزینه کمتری برای سازمان ایجاد می کند با کاهش هزینه های عملیاتی آن مزیت رقابتی سازمان را افزایش می دهد.

5 - کاهش مخاطره (ریسک): مخاطرات بسیار زیادی با سرمایه گذاریهای شرکت همراه است. بازارها، رقابت و رقبا، دولت، قوانین، شرایط مالی و فناوریها و... خیلی سریع تغییر می یابند که هماهنگ شدن با این تغییرات بخصوص با تغییراتی که در دوره بعد به سرمایه گذاری با اهمیتـی نیاز دارند، بسیارمخاطره آمیز است. تهیه کنندگان یا ارائه دهندگان یا تامین کنندگان منابع از خارج سازمان ازطرف تعدادی از مشتریان و نه فقط یکی از آنها سرمایه گذاری می کنند، سرمایه گذاری مشترک ریسک سرمایه گذاری را تسهیم می کند و کاهش زیادی در ریسک به وسیله یک شرکت که به تنهایی فعالیتهای خود را انجام می دهد صورت می گیرد.

۶ - موقعی که منابع داخلی دردسترس نباشد: شرکتها معمولاً به این دلیل فعالیتها را واگذار می کنند که به منابع موردنیاز داخلی دسترسی ندارند. تامین منابع از خارج سازمان گزینه مهمی برای ایجاد جذب ظرفیت موردنیاز از محیط است. سازمانهای جدید که به سمت منطقه جغرافیایی جدید یا فناوری جدید توسعه می یابند باید مزایای تامین منابع از خارج سازمان را قبل از شروع موردبررسی قرار دهند.

به طورکلی تامین منابع از خارج سازمان و واگذاری فعالیتها برای ایجاد مزیت رقابتی در بازار رقابتی برای سازمان خود و ایجاد یک فرایند خلاق و نیل به یک فناوری جدید و نیز موضع یابی وکاهش هزینه ها و افزایش درآمد استفاده می کنند. علاوه بر دلایل فوق، می توان موارد ذیل را نیز به عنوان دلایل واگذاری فعالیتها به بیرون از سازمان برشمرد:

استراتژیک نبودن فعالیتی که به بیرون از سازمان واگذار می شود؛کیفیت مناسبتر، هزینه و نیز زمان کمتر برای فعالیت در بیرون از سازمان؛فقدان کنترل بالقوه روی انجام فعالیتها در داخل سازمان؛وجــود خدماتی که در بلندمدت مرتبط با کسب و کار سازمان نیستند (جزو ماموریت و استراتژی سازمان نیستند)؛کسب مــوفقیتهــای قبلی در واگذاری موفقیت آمیز فعالیتها به خارج از سازمان؛یجاد زمینه مناسب برای تغییرات داخلی؛تخصص ناکافی در داخل سازمان برای ارائه خدمت یا تولید یک محصول؛محدودیت منابع مالی و سرمایه های موردنیاز جهت سرمایه گذاری فنی جدید و آزادسازی سرمایه های لازم برای فعالیتهای محوری شرکت؛زدودن عملکرد ضعیف واحدهای داخلی در انجام فعالیتها؛تقویت دانش، تخصص و مهارت انجام کار در داخل شرکت؛شتاب بخشیدن به روند حرکت جاری شرکت همگام با تغییرات فناوری.

اهداف تامین منابع از خارج سازمان

الف) اهداف سازمانی: 1 - افزایش ظرفیت در مقاطع زمانی که منابع داخلی شرکت به شدت درگیر هستند؛ 2 - تمرکز بر قابلیتها و ظرفیتهای داخلــی منحصــر بـه فرد؛ 3 - افزایش انعطاف پذیری با افزایش انتخابها و گزینه های اجرای فعالیتها؛ 4 - سرعت بخشیدن به توسعه بازار و ضرورت اجرای اقتصادی ترین شیوه ها.

ب) اهداف مالی و اداری: 1 - افزایش اثربخشی هزینه ها؛ 2 - کاهش هزینه های سربار و سرمایه گذاری در بخشهای زیربنایی؛ 3 - کاهش رشد کمی پرسنل و توقف هزینه های جاری ستادی مربوط بــه پــرسنل؛ 4 - فرهنگ سازی و آموزش در امر ایجاد خلاقیت.

ج) اهداف فنی: 1 - دسترسی به قراردادهای زیربنایی؛ 2 - دست یافتن به قابلیتها و ظرفیتهـایی که در داخل موجود نیست؛ 3 - بهره گرفتن از تخصصها و تجربیات خارج از شرکت (BURNETT, 1998, P.1-5) .

شرکتها و سازمانهای موفق در زمینه واگذاری فعالیتها به بیرون از سازمان سه فاز اساسی را در طول فرایند تامین منابع از خارج سازمان طی می کنند: (COMPU-MENTER, INC, 1999,P.2) .

تجزیه و تحلیل وارزیابی درونی؛ارزیابی نیازها و انتخاب عرضه کننده؛اجرا و اداره فرایند.

DIR »اداره منابع اطلاعات« در تگزاس برای فرایند تــامین منابع از خارج سازمان پروژه های IT فرایند زیر را به کار می برد:

مراحل اجرای استراتژی تامین منابع از خارج سازمان

مدیران سازمانها پس از اتخاذ تصمیم اجرای استراتژی تامین منابع از خارج سازمان باید مراحل زیر را طی کنند:

مرحله اول: بررسی شرایط واگذاری فعالیتها به بیرون.

فعالیتها و اقدامات در این مرحله شامل:

- تعیین فرایندهایی که برای واگذاری به بیرون مناسب هستند؛

- تعیین خدماتی که قرار است خریداری شوند ازطریق تشریح واضح آنها؛

- تعیین و تعریف ابزارهای سنجش هدف برای اندازه گیری نتایج؛

- پی ریزی و اداره یک فرایند موثر برای انجام فعالیت؛

- مذاکره با عرضه کنندگان خدمات؛

- بررسی شرایط درونی و بیرونی سازمان جهت واگذاری فعالیتها؛

- تعیین شیو ه های حمایتی - پشتیبانی سازمان از عرضه کننده؛

- تعیین روشهای قیمت گذاری قرارداد تامین منابع از خارج سازمان.

مرحله دوم: واگذاری فعالیتها به پیمانکار.

در این مرحله فعالیتهای زیر انجام می شود:

- آموزش تیم مدیریت رابط؛

- تنظیم فرایند مدیریت روابط؛

- تنظیم یک برنامه ارزیابی؛

- تنظیم یک برنامه پس گیری فعالیتهای واگذار شده؛

- تنظیم ساختارهای موثر گزارش دهی؛

- نظارت بر فعالیتهای واگذار شده به پیمانکار؛

 مذاکره درخصوص هرنوع اصلاح موردنیاز.

مرحله سوم: اداره فعالیتهای واگذار شده

در این مرحله:

- اگر خریدار به دنبال جذب عرضه کنندگان بیشتر جهت واگذاری فعالیتهای خود به آنهاست باید با به کارگیری مشوقهای بیشتر و برنامه آموزشی برای جذب عرضه کنندگان اقدام کند.

- خریدارانی که رضایت کمتری از قرارداد تامین منابع از خارج سازمان خود داشته و احساس می کنند که این قرارداد نیازمند بازبینی و اصلاح مجدد است، باید به دنبال خدمات و کمکهای اصلاحی ازطریق مذاکرات باشند. در این مورد لازم است که قلمرو خدمات مجدداً تعریف شوند، سطوح خدمات جدید تعیین گردند و راجع به قیمت جدید مذاکره شود.

- در برخی شرایط، امکان سازگاری بین خـریــدار و عرضه کننده نیست و دو طرف نمی توانند بدون اختلاف با هم همکاری کنند. دراین صورت بهتر است خریدار روابط خود با پیمانکار را قطع و نسبت به شرایط واگذاری فعالیتها به بیرون تجدیدنظر کند.

مرحله چهارم: گسترش همکاری با پیمانکاران و یا حذف واگذاری فعالیتها به بیرون.

در این مرحله:

- اگر سازمان خریدار می خواهد با پیمانکاری که به علت انجام کامل فعالیت ارتباطش با وی قطع شده است، مجدداً رابطه تامین منابع از خارج سازمان گسترده تری را برقرار کند. دراین صورت خریدار باید به دنبال تعریف مجدد خدمت، پـی ریزی مجدد ابزارهای اندازه گیری و ارزیابی فعالیتها مذاکره با پیمانکار باشد.

- اگر سازمان خریدار می خواهد از این به بعد فعالیتهای به بیرون واگذار شده را خود انجام دهد، در این صورت باید به دنبال برنامه ریزی، پذیرش ریسک و تغییر خدمات مدیریتی باشد.

- اگر سازمان خریدار بخواهد به بررسی بازار جهت انتخاب یک پیمانکار مناسب بپردازد. در این مرحله باید کارهایی شبیه به مرحله اول یعنی بررسی شرایط واگذاری فعالیتها به بیرون را انجام دهد.(IBID,PP.17-20)

 اصول تامین منابع از خارج سازمان

اصول تامین منابع از خارج سازمان یک شیوه عمده و مناسب جهت تفکر در خصوص فرایند تامین منابع از خارج سازمان از ابتدا تا انتهاست. تفکر درخصوص تامین منابع از خارج سازمان براساس چیستی قواعد آن، یک متدولوژی اثبات شده است که توسط هزاران مدیر اجرایی به کار گرفته شده است. تامین منابع از خارج سازمان به عنوان یک فرایند تغییر مطرح شده است که ارزش قابل توجهی به عملیات یک شرکت می افزاید. مطالعه اصول دوازده گانه ذیل می تواند موفقیت تامین منابع از خـارج سـازمان را افزایش دهد. (BURNETT, 1998, PP.5-10)

اصل اول: درک و بررسی ماهیت و طبیعت ارزش افزایی تامین منابع از خارج سازمان.

»تامین منابع از خارج سازمان موفقیت آمیز و اثربخش، باعث تعریف مجددی از فعالیتهای سازمان می شود و برای سازمان مزیت رقابتی ایجاد می کند و به تبع آن ارزش سهام شرکت را بالا می برد«.

اصل دوم: شناسایی قابلیتهای محوری شرکت.

»قابلیتهای محوری به مجموعه فعالیتهایی گفته می شود که تمرکز فنی، مالی، انسانی و اجرایی بر روی آنها باعث تداوم بقاء و ایجاد مزیت رقابتی برای شرکت می شود، که در مقابل آن فعالیتهای پیرامونی وجود دارد که به مجموعه فعالیتهایی گفته می شود که درگیری شرکت جهت اجرای آنها، باعث گستردگی بدنه اجرایی، عدم انعطاف پذیری، هزینه زدایی و... شرکت می گردد. بنابراین، تامین منابع از خارج سازمان ابزاری است که به سازمانها اجازه می دهد بر روی قابلیتهای محوری تمرکز کنند. همزمان با واگذاری فعالیتهای پیرامونی به بیرون از سازمان، وقت مدیریت و منابع سازمان جهت تمرکز بر روی قابلیتهای محوری افزایش می یابد«.

اصل سوم: گزینش مستعدترین فعالیتها جهت تامین منابع از خارج سازمان.

»موضوع انتخاب فعالیتهای مشمول تامین منابع از خارج سازمان یکی از پیچیده ترین و مهمترین موضوعهای کسب و کار هر سازمان است. بنابراین، باید سعی گردد که مناسبترین و مستعدترین فعالیتهای موردنیاز جهت تامین منابع از خارج سازمان (واگذاری) انتخاب شود«.

اصل چهارم: تشکیل یک تیم موفق پروژه.

»تشکیل و استفاده از تیم های پروژه معمولاً برای هر مسئولیت بزرگ و پیچیده ضروری است، تشکیل تیم پروژه شامل جمع آوری گروهی از اعضای سازمان با برخورداری از مسئولیت پذیری بالا و گسترده و همچنین اختیار تصمیم گیری است، به گونه ای که قرارداد تامین منابع از خارج سازمان به صورت موفقیت آمیز شروع و اجرا شود«.

اصل پنجم: تعیین الزامات و نیازمندیها.

»الــزامــات و نیازمندیها بایستی برای عرضه کنندگان مشخص گردد، که این عمل »سنگ بنای« اساسی و پایه انتخاب مناسبتر عرضه کنندگان اثربخش برای تامین منابع از خارج سازمان است«.

اصل ششم: انجام تحلیل مالی.

»لازم است تمام تحلیلها و نمودارهای مالی درخصوص سیاست تامین منابع از خارج سازمان براساس یک الگوی تحلیل مالی صورت گیرد، و درصورتی که این کار انجام شود، میزان ارزشمندی تامین منابع از خارج سازمان نمایان می شود«.

اصل هفتم: انتخاب پیمانکاران (عرضه کنندگان خدمات موردنیاز).

»ابتدا بایستی عوامل اساسی موفقیت در روابط تامین منابع از خارج سازمان شناسایی شود و سپس عرضه کنندگان خدمات موردنیاز یا پیمانکاران خوب برای تامین منابع از خارج سازمان موثر انتخاب گردند«.

اصل هشتم: قیمت گذاری و انعقاد قرارداد.

»روابط بین متولیان کار و مجریان کار زمانی ایجاد می شود که منافع سازمان و مجریانش (پیمانکاران)، با یکدیگر مرتبط و وابسته باشد، درصورت وجود چنین وضعیتی، مذاکرات سازمان برای خدمات گیری از مجریان و ساختار قیمت گذاری برای واگذاری کار، اهمیت خود را در اثربخشی کار به طور واقعی نشان می دهد«.

اصـل نهـم: مــذاکــره بــرای مــوقعیت برد-برد(WIN-WIN SITUATION) .

»مذاکره یک عنصر حیاتی تامین منابع از خارج سازمان است که در سراسر فرایند تامین منابع از خارج سازمان انجام می شود.

اصل دهم: مدیریت نیروی انسانی.

»سازمان چگونه افرادی را که در تامین منابع از خارج سازمان موفق هستند، مدیریت می کند، الگوسازی و بهترکردن سازمان در مقابل فعالیتهای خوب سایر سازمانها می تواند منجر به موفقیتی شود که سازمان را قادر سازد چنین شرکاء و افرادی را داشته باشند«.

اصل یازدهم: مدیریت روابط و تامین منابع از خارج سازمان.

»مدیریت واگذاری کار و روابط آن مستلزم بهره گیری از یک مجموعه مهارتهای خاصی است که به طور اساسی متفاوت از مجموعه مهارتهای مدیریت سنتی است«.

اصل دوازدهم: مدنظرقراردادن تامین منابع از خارج سازمان را به عنوان یک ابزار استراتژیک مدیریتی.

»با نگریستن و توجه به تامین منابع از خارج سازمان به عنوان یک ابزار استراتژیک اثربخش، نسبت به زمانی که به آن به عنوان یک رویه عملیاتی یا یک ابزار در سطح مدیریت عملیات توجه بشود، اطمینان بخش تر خواهد بود«.

مزایا

تامین منابع از خارج سازمان به سازمان یا شرکت اجازه می دهد که هزینه های خود را کاهش داده و هزینه ثابتی را به هزینه های متغیر تبدیل کند و نیز...

1 - آشکارسازی هزینه های پنهان (این امر ضرورتاً به این معنی نیست که هزینه های پنهان جزو هزینه های غیراساسی هستند)؛

2 - آزاد گذاشتن دست شرکت در تمرکز بر فعالیتهای هسته ای؛

3 - القا نقدینگی به شرکت: اگر شرکت نیاز بیشتری به پول یا منابع مالی برای خرید داراییهای خاصی داشته باشد، می تواند برخی از داراییهای فعلی را به پیمانکاران اجاره داده و از این طریق نقدینگی دریافت کند؛

4 - ایجاد استعداد برای شرکت: شرکتهای کوچک و شرکتهایی که درحال رشد سریع هستند ممکن است، قادر به پاسخگویی در مقابل تغییر تقاضاهای بازار یا نیاز به تجهیز سریع به امکانات جدید نباشند. در این صورت شرکت می تواند در این حوزه ها از پیمانکاران استفاده کند (مقابله با فرسودگی تکنولوژی)؛

5 - مهندسی مجدد و کوچک سازی اندازه سازمان: واگذاری برخی فعالیتها به پیمانکاران می تواند فرصتی بهتر را برای انجام کارها نسبت به زمانی که شرکت اصلی آنها را انجام می دهد، ایجاد کند. بدین صورت سازمان از نو مهندسی شده (طراحی شده) و فرایندها تسهیل می شوند؛

6 - نوسازی فرهنگ شرکت: اگر شرکت پیمانکار دارای فرهنگی است که شدیداً با فرهنگ شرکت اصلی سازگار است تامین منابع از خارج سازمان می تواند به راحتی صورت بگیرد؛

7 - کاهش مسئولیت کاربران؛

8 - کاهش مشکلات اداری و حقوقی و پرسنلی مدیریت؛

9 - ترویج فرهنگ کارمزدی به جای روزمزدی؛

10 - توجه کلان به نتیجه کار و افزایش کمی و کیفی تولید با اعمال روشهای نظارتی و کنترلی.(ENGELKE, 1996, P.2)

مخاطرات و معایب

علی رغم آنکه تامین منابع از خارج سازمان می تــوانـد در اثربخشی هزینه ها، کاهش هزینه های عملیاتی و افزایش سودآوری موثر باشد و شرکت را قادر به بهره گیری بهتر از دارائیهای خود کند، مع هذا خالی از خطرات نیز نیست. برخی از این عوامل که می توانند در تصمیمات تامین منابع از خارج سازمان موثر باشد و فرایند تامین منابع از خارج سازمان تضمینی برای حل آنها نداشته باشد، به شرح زیر قابل طرح هستند (THE BUSINESS MAC INC, 1998, P.7) :

از دست دادن کنترل توزیع و تحویل به موقع محصول؛

احتمال نادیده گرفتن مشتری توسط پیمانکار؛

مشکلات تعیین فعالیتهای قابل واگذاری؛

ارتباط نامناسب سازمان با طرف پیمانکار؛

عدم توان پیمانکار در تحقق اهداف پیمانکاری؛

افشاء اطلاعات محرمانه شرکت و استفاده رقبا از آن؛

عدم هماهنگی بین خرده سیستم ها و تضمین ایفای تعهدات؛

کاهش ابزار کنترلی و کلیدی تحت اختیار مدیریت؛

کافی نبودن پیمانکاران توانمند و مناسب در منطقه به منظور تقویت بازار رقابت؛

تغییر فناوری؛

عدم انعطاف پذیری؛

امکان تاثیر عوامل محیطی بر سازمان را بیشتر می کند؛

عدم اطمینان کامل از آینده و چگونگی تغییرات آن؛

در قراردادهایی که به صورت بلندمدت است، اگر از عدم انعطاف برای اصلاح و تغییر برخوردار باشند امکان روبرو شدن با مشکل کهنه شدن تکنولوژی و تغییر وجود دارد؛

عدم اطمینان از انتخاب بهترین پیمانکار؛

مقاومت عوامل داخلی سازمان در واگذاری فعالیتها به بیرون (زیرا ممکن است، این کار موقعیت شغلی آنها را به خطر اندازد).

کاستن از معایب

بسیاری از مشکلات و معایبی که درمورد استراتژی مذکور بیان شد ناشی از عدم انعطاف در قرارداد بینابین تامین منابع از خارج سازمان هستند. طبیعی است که در محیط کسب و کار متغیر امروزی قراردادهای تکنولوژی یک سازمان همیشه ثابت نبوده و در طول دوره قرارداد تامین منابع از خارج سازمان تغییر خواهدکرد. به همین جهت کوتاهی در فراهم ساختن انعطاف پذیری در یک قرارداد، یکی از دلایل مهم است که باعث می شود روابط تامین منابع از خارج سازمان هر دو طرف قرارداد (خریدار خدمات و عرضه کننده خدمات) رضایتبخش نباشد. بنابراین، »انعطاف پذیری در قرارداد و بازگذاشتن راه برای اصلاح و تغییر در قرارداد« راهی برای کاستن معایب استراتژی تامین منابع از خارج سازمان است.

 راهنماییهای استراتژیک

مدیران ارشد سازمانها، قبل از تصمیم بر اجرای این استراتژی باید به چندین سوال پاسخ بدهند.

1- چرا ما تامین منابع از خارج سازمان را بررسی می کنیم؟ (اهداف و دلایل)

2 - چه مزایا و چه مخاطراتی دربردارد؟

3 - چه اصولی را باید در فرایند تامین منابع از خارج سازمان باید رعایت کرد؟

4 - چه نوع استراتژی برای اجرای تامین منابع از خارج سازمان در سازمان مناسب است؟

4-1 - استراتژی واگذاری استراتژیک؟

4-2 - استراتژی واگذاری بخشی؟

4-3 - و یا استراتژی واگذاری قرارداد؟

5 - چقدر بودجه و هزینه برای اجرای این استراتژی باید تخصیص داد؟

6 - آیا مـزایای حاصل از این استراتژی از هزینه های لازم برای اجرای آن بیشتر است؟

7 - چه نوع فعالیتهایی در سازمان، استراتژیک یا غیراستراتژیک است؟(IBID, P.1)

واگذاری فعالیتهای سازمان به بیرون (تامین منابع از خارج سازمان) دارای مزایای بالقوه ای است که اگر مدیر سازمان تشخیص دهد که مزایای بالقوه ناشی از تامین منابع از خارج سازمان، بیش از مزایای انجام کارها توسط واحدهای داخل سازمان است، در آن صورت لازم است از این استراتژی برای پیشبرد اهداف سازمان استفاده کند.

از آنجایی که عرضه کنندگان خدمات در زمینه خدمات موردارائه دارای تبحر و مهارتهای خاص هستند، ازجهات گوناگونی به نفع سازمانهای خریدار خدمات است که از آنها برای انجام فعالیتهای خویش استفاده کنند. (منظور از خریدار خدمات، سازمانی است که انجام فعالیتهای خود را به بیرون واگذار می کند و منظور از عرضه کنندگان خدمات نیز، سازمانهایی هستند که مایل به انجام فعالیتهای خدماتی و غیرخدماتی برای دیگر سازمانها در مقابل دریــافت وجــه هستنـد). نکات ذیل می توانند در تصمیمات تامین منابع از خارج سازمان، سازمان یا مدیران را یاری کنند(kris, 2000, p.22) :

1 - مزیت رقابتی و محیط سازمان: درک روشنی از استراتژی کسب و کار خدمات واحد ایجاد گردد. به تغییرات بالقوه ای توجه شود که ممکن است به تغییر نیروهای رقیب در محیط منجر شوند. کاربردهای تامین منابع از خارج سازمان در نیل به استراتژی کسب و کار را که شامل هزینه، کیفیت، انعطاف و انجام بهنگام کار است، باید موردتوجه قرار گیرند.

2 - هزینه: میزان هزینه و صرفه جویی بالقوه را تشخیص دهید. تعریف روشنی از خدماتی که باید برای انجام، به بیرون از سازمان واگذار شوند و نیز ارزش آنها را ارائه دهید. جهت تامین منابع از خارج سازمان از فعالیتهای مناسب مبتنی بر معیارهای هزینه استفاده کنید.

3 - فعالیتهای حیاتی: قابلیتها و فعالیتهایی که حیاتی بوده و هماهنگی آنها با سایر فعالیتهای سازمان ضروری است را حفظ کرده، از واگذاری آنها خودداری کنید. تامین منابع از خارج سازمان را با این هدف انجام دهید که توان بیشتری بـرای تمرکز بر فعالیتهای حیاتی به دست آورید. از به وجود آوردن یک رقیب برای خود ازطریق واگذاری اطلاعات اختصاصی راجع به، تکنولوژی ها و مشتریان کلیدی، خودداری ورزید.

4 - تشخیص و تعیین عرضه کنندگان کلیدی: تعداد سازمانهای عرضه کننده خدمات را مشخص سازید. اطمینان حاصل کنید که این سازمانها، رقبای موثر آینده در میان دیگر سازمانها هستند. امکان انتقال هزینه هایی که همیشه موردنیازند را ارزیابی کنید. در کمک به ایجاد عرضه کننده انحصاری برای انجام فعالیتهای خویش خودداری کنید.

5 - ایجاد ارتباطات با سازمانهای عرضه کننده: ازطریق ارزیابی صلاحیت، فرهنگ و تناسب پیمانکاران، پیمانکار مناسب را برای انجام کارهای خویش انتخاب کنید. انتظارات خود راجع به سطح کیفیت خدمات و توسعه آینده آنها را بیان کنید. مطمئن شوید که افراد و گروههای کلیدی موثر در سازمان یا بیرون از

اآن، این روابط را درک کرده و از آن حمایت خواهندکرد. عملکرد موردانتظار را تعیین و راجع به آن با پیمانکار گفتگو کنید. همچنین چگونگی ارزیابی، جبران خدمات و چگونگی حل اختلافات با پیمانکار را مشخص سازید. از ارتباطات جهت تسهیل ایجاد قرارداد استفاده کنید. به طور مستمر بر عملکرد پیمانکار نظارت داشته ولی از قبول مسئولیت در ارتباط با بازده کار پیمانکار اجتناب ورز6 - تکنولوژی: از تکنولوژی انجام فعالیت در درون سازمان به ندرت استفاده کنید و از تغییـراتــی کــه ممکن است نیازمند تکنولــوژی های متفاوت باشد،استقبال کنید. به کارگیری تکنولوژی های قدیمی که ممکن است نیازهای آینده را برآورده نکنند، زیرسوال ببرید. عرضه کنندگان بالقوه تکنولوژی های جدید را به طور اجمالی بررسی کنید. از واگذاری فعالیتها به بیرون یا تامین منابع از خارج سازمان زمانی استفاده کنید که واحدهای داخلی سازمان، ظرفیت و توانایی همگام شدن با تغییرات تکنولوژیکی محیطی را نداشته باشند.

7 - تجدیدنظر در تصمیمات مربوط به تامین منابع از خارج سازمان: همیشه برای تجدیدنظر و اصلاح قرارداد پیمانکاری آماده باشید و مطمئن باشید که مفاد قرارداد اجازه تغییر را در صورت لزوم به شما خواهد داد. از داشتن توانایی درک تغییر تکنولوژی اطمینان حاصل کنید و مطمئن شوید که پیمانکار شما نیز چنین توانایی را داراست.

استراتژی ناموفق

تامین منابع از خارج سازمان مبتنی بر اصول اساسی است و سازمانهایی که به دنبال تامین منابع از خارج سازمان هستند، اگر این اصول را رعایت کنند در این کار موفق خواهندشد و اگر بدون توجه به این اصول وارد یک توافق با عرضه کنندگان خدمات شوند، نتیجه ای جز نارضایتی از این کار و احتمالاً فسخ قرارداد بین آنها را درپی نخواهد داشت. مهمترین اصل اساسی برای خریدار خدمات، تعیین قلمرو خدمات و اندازه سطح عملکردی است که از عرضه کننده خدمات انتظار دارد. این تنها راهی است که یک خریدار می تواند با ارجاع فرایند